大连市残疾人福利基金会采购管理办法
为切实规范大连市残疾人福利基金会（以下简称 “基金会”）的采购管理工作，构建程序规范、监督有力的采购工作机制，保障基金会各项工作正常有序开展，依据《中华人民共和国政府采购法》《大连市政府采购评审专家管理办法》《大连市政府采购管理暂行办法》等国家及省市招标采购相关法规，结合基金会实际情况，特制定本办法。
1.采购定义：本办法所指采购，是指基金会运用捐赠资金采购货物、工程和服务的行为。
2.货物范畴：涵盖各种形态和种类的物品，包括但不限于原材料、燃料、设备、产品等。
3.工程范畴：主要指建设工程，具体包含建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。
4.服务范畴：除货物和工程以外的其他符合采购要求的对象。
基金会采购工作应编制年度采购计划，并将其纳入预算管理体系，确保采购活动在预算框架内有序进行，提高资金使用效益。
基金会采购活动应当遵循公开透明、公平竞争、廉洁高效和诚实信用的原则，保障采购过程的公正性与合法性，维护基金会及捐赠人的利益。
采购分为招标采购和自行采购两种形式。
1.招标采购：若使用捐赠资金采购货物、服务和工程，在一个财政年度内，一个预算项目下的同一品目或者类别单项或批量采购预算金额达到招标采购限额标准的（即货物、服务类项目 50 万元，工程类项目 60 万元），属于招标采购项目，需严格按照《政府采购法》及相关规定的方式和程序开展采购工作。
2.自行采购：招标采购限额以下的采购项目，即为自行采购项目。可采用询价、邀请招标、公开招标等采购方式，灵活满足基金会多样化的采购需求。
根据采购工作实际需求，设立大连市残疾人福利基金会采购领导小组，其组成及职责如下：
1.组成：基金会采购领导小组组长由理事长担任，成员包括秘书长、项目负责人、经办人等相关人员。
2.职责：
1）采购领导小组办公室设在秘书处，主要负责采购项目的日常管理及监督工作，确保采购流程规范执行。
2）采购领导小组负责审定项目采购的有关重要事项，会议审议事项及审定意见应详细记入《大连市残疾人福利基金会基金会采购领导小组会议记录》，以备后续查阅与监督。
基金会在采购活动中，遵循 “分事行权、分岗设权、分级授权” 的原则，构建决策、执行、监督相互制约的内部运行机制。同时，采取 “谁需求、谁采购，谁采购、谁负责” 的原则，项目负责人负责提出采购需求，并承担编制采购文件、草拟采购合同、履约验收、质疑投诉答复等具体工作，明确责任主体，保障采购工作质量。
1.秘书处：作为采购归口管理部门，负责牵头建立、完善采购相关制度、办法及操作规程，明确各部门在采购工作中的职责分工。组织具体采购活动，并做好采购档案管理等工作，确保采购工作有章可循、规范有序。
2.财务部：主要负责指导需求部门做好基金会采购预算编制工作，同时按照招标采购项目要求，做好信息发布等工作，为采购活动提供财务支持与保障。
3.理事会：依照工作职责，对采购项目进行全程监督检查，确保采购活动符合法律法规及基金会内部规定，维护基金会的公信力。
基金会采购预算编制工作，由各项目负责人依据基金会规定的职责及工作实际需要具体开展。招标采购项目完成编制后，需交采购领导小组办公室（秘书处）备案，作为年度招标采购的重要依据，保障采购预算的合理性与准确性。
项目部门在获得获批的资金使用审批单后，方可正式启动采购过程，确保采购活动有合法的资金来源及审批依据。
1.货物、服务类项目公开招标数额标准为 200 万元；工程类项目公开招标数额标准为 400 万元。采购预算金额达到公开招标数额标准的招标采购项目，必须采用公开招标采购方式；采购预算金额未达到公开招标数额标准的，由采购人依法自主选择合适的采购方式。
2.基金会开展招标采购活动时，必须严格执行《政府采购法》《政府采购法实施条例》及财政部、大连市财政局下发的招标采购相关规定，确保采购活动合法合规。
1.招标采购项目由采购需求部门提出，并填写《采购项目需求情况表》，报中心党委会审议。审议通过后，报请团省委审批。请示批复后，需公开采购意向，公开时间应在预算批复后 60 日内、采购活动开始前 30 日，提高采购活动的透明度。
2.对于涉密采购项目，应当与相关供货商和采购代理机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款，确保项目信息安全。
为提高采购工作效率，采购部门可根据实际情况，委托专业的采购代理机构协助开展采购工作，充分借助专业力量提升采购质量。
采购需求部门会同采购代理机构共同起草采购文件，由秘书处进行审议。采购文件一经审定，原则上不得随意调整。但在执行过程中，如发生采购项目变更、终止、追加或减少等特殊情况，致使必须调整采购文件的，必须按照编制程序重新报批。报批时，应同时报送变更申请及变更说明，确保采购文件的严肃性与适应性。
1.采购需求部门会同采购代理机构在开标前，根据项目需求从政府采购评审专家库中抽取评标专家。如有需要，可按照评审委员会数量要求，选派熟悉采购项目业务的同志作为采购人代表参加评标。
2.评审结束后，采购需求部门应自收到评审报告之日起 5 个工作日内，确定中标 (成交) 供应商。自中标 (成交) 供应商确定之日起 2 个工作日内，采购需求部门发出中标 (成交) 通知书，并及时联系财务部同步在 “大连市政府采购网” 公告中标 (成交) 结果，接受社会监督。
采购需求部门应严格按照采购文件、中标 (成交) 供应商的投标 (响应) 文件的相关条款，在中标 (成交) 通知书发出之日起 30 日内，经综合部审核并履行单位内部报批程序后，签订采购合同。合同签订之日起 2 个工作日内，采购需求部门应联系财务部按规定在 “大连市政府采购网” 公告采购合同，但合同内容涉及国家秘密、商业秘密的部分除外，确保合同执行透明化。
1.合同执行达到履约验收标准后，基金会应组成项目验收小组（由秘书处牵头），根据招标采购合同协议、供应商发货单等文件，对所采购货物、服务或工程的品种、规格、数量、质量、技术要求及其它内容进行全面验收。同时，对项目资金使用结果进行评价，内容涵盖预算申请情况，实际执行情况，具体实施情况，供应商服务评价，项目绩效评价等方面。
2.根据实际工作需要，可邀请第三方专业机构对采购项目进行验收评价，提高验收的专业性与公正性。验收时应逐条核对采购合同中有关事项和标准，并填写《招标采购项目验收单》，确保验收结果准确可靠。
项目采购合同签订后，采购需求部门需将项目采购合同报送至综合部进行备案。根据合同要求、项目完成及验收情况，按照财务管理制度履行资金支付手续，保障资金支付安全合规。
基金会各部门使用捐赠资金，购买货物和服务类单项或多项采购金额未达到 50 万元，工程类单项或多项采购金额未达到 60 万元的采购项目，依据获批的资金使用审批单，项目部门需成立采购组。采购组应由 3 人或 3 人以上组成，其中组长 1 名，成员 2 名或 2 名以上。若部门人员不足，应书面提请秘书处补充人员共同组成采购组，确保采购工作公正开展。
1.基金会自行采购项目单项或批量采购金额未达到 1 万元的，可由需求部门自行采购。采购组需编制采购项目需求情况表，原则上可采取询价等采购方式并组织实施。相关采购凭证需妥善保管，以备后期检查，确保采购活动有据可查。
2.单项或批量采购金额 1 万元（含）至 5 万元（不含）的，采购需求部门应编制采购项目需求情况表，可以采取询价、邀请招标、公开招标等方式进行采购，综合考虑价格、质量和服务等因素，选取满足采购需求的相关供应商。采购工作结束后，采购结果需报综合部备案，加强内部监督。
1.单项或批量采购金额 5 万元（含）至 50 万元（不含）的，按照货物类、服务类和工程类等不同采购种类，采用不同的采购流程。
2.货物类、服务类等采购由采购需求部门编制采购项目需求情况表，并提出拟采取的采购方式（询价、邀请招标、公开招标等），经基金会采购领导小组审议通过后，由采购领导小组负责监督采购需求部门按照审定的方式组织实施采购，根据价格、质量和服务等因素选取满足采购需求的相关供应商。如属特殊品类采购，可委托招标代理机构会同相关专家进行评审。采购结果须报党委会审议。若单项或批量采购金额 10 万元（含）以上的，可委托招标代理机构以公开招标等方式实施采购，确保采购过程规范、公正。
3.工程类采购由采购需求部门编制采购项目需求情况表，报理事长办公会审议。审议通过后，可联系工程设计单位和造价咨询公司确定工程预算，根据工程实际情况并结合工程预算情况提出拟采取的采购方式，报秘书长审议。审议通过后，如单项或批量采购金额 10 万元（含）以上的，可委托招标代理机构以公开招标等方式实施采购；如采购金额 10 万元（不含）以下的，由采购领导小组监督采购需求部门按照审定的方式组织实施采购，根据价格、质量和服务等因素选取满足采购需求的相关供应商，并将采购结果报秘书长、理事长审议，确保工程采购科学合理。
对因事情紧急或其他不可抗力事件需实施紧急采购的情况，由采购需求部门编制采购项目需求情况表。其中单项或批量采购金额未达到 5 万元的项目，由秘书长审批后可实施采购；单项或批量采购金额 5 万元（含）至 50 万元（不含）的，经理事长审议后可实施采购。事后需编写 “紧急采购说明”，并报理事会备案，之后按照规定履行支付及财务报销手续，保障紧急采购合规有序。
采购履约验收后，需求部门需填写《大连市残疾人福利基金会自行采购项目验收单》。若同一个项目分成几部分采购，可合并填写验收单，方便管理与存档。
1.定点供应商采购：对于经常性发生的日常维修、物资购置，或实施周期较长的二级项目内包含几个子项目并且属于相同的采购品目三级目录的情况，为有效降低采购成本、提高采购效率，可采取采购定点供应商的方式进行。
2.临时性采购规定：确因无法计划发生的临时性采购或上级交办的临时性任务，单项不超过 5 万元的，可直接单独采购。但采购需求部门在采购过程中，不得违反规定，故意采取化整为零、拆分项目等方式将应实行招标采购的项目自行组织实施，确保采购活动依法依规开展。
单项金额 5 万元（含）以上的工程项目，采购合同的采购资金支付条款中，应按合同总金额不超过 5% 的比例留存合同约定质保期的质保金，保障工程项目质量。
合同履行中，若需追加与合同标的相同的货物、工程和服务，在不改变合同其他条款且采购资金落实的前提下，可以与供应商签订补充合同。但补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的 10%，维护合同的严肃性与稳定性。
对服务类采购项目，在年度财政预算能够保障、且合同服务期限满一年的前提下，合同到期前，可与原供应商签订续签合同，一年一签。合同累计服务期限（含首次合同）不得超过三年，需求部门需按采购额度对应的采购程序履行必要程序，确保服务类采购的连续性与合规性。
一．采购需求部门在采购履约验收完毕一个月内，应将 5 万元（含）以上采购项目的全套档案整理并报送至秘书处，由秘书处统一保管。
二．5 万元（不含）以下采购项目档案由采购需求部门自行保管，以备后期检查。理事会档案保存期限为采购结束之日起至少 15 年（可配合使用电子文档方式保存），确保档案资料完整、可追溯。
各部门应以坚持厉行节约、降低行政成本、注重资金使用效益为原则，不得超出办公需要和超标准采购，坚决杜绝公私不分、假公济私的行为。严格开支范围和标准，严格支出报销审核，不得报销任何超范围、超标准以及与需求采购无关的费用。对采购工作中违反相关规定和要求的，将依照党纪政纪规定，严肃追究有关人员的责任，维护采购工作的严肃性。
1.若采购门将采购项目以化整为零等方式规避集中采购，或插手、干预、操纵招标投标活动，或不按采购确认内容、招投标文件订立合同，或订立背离合同实质性内容协议的，责令其立即改正，暂停拨付资金，并依法依规追究相关责任人的责任。
2.对于投标人或成交供应商弄虚作假、骗取中标或围标的行为，取消其参加采购资格，并及时向相关主管部门报告，要求依法追查，维护公平公正的采购环境。
3.若发现采购代理机构有违法行为，应当要求其立即改正。采购代理机构拒不改正的，应当及时更换代理机构，并向相关部门报告，保障采购活动合法有序开展。
本制度经2025年3月10日第三次理事会通过后实施，解释权归基金会秘书处。
